Privacy Policy | MailAudit

1. Chi siamo

GoBird OÜ, società a responsabilità limitata registrata in Estonia (numero di registrazione 17311365, Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estonia; “noi”, “nostro” o “ci”), gestisce MailAudit (mailaudit.io e api.mailaudit.io) ed è il titolare del trattamento dei dati personali trattati tramite il servizio. La presente informativa spiega quali dati raccogliamo, perché, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti hai. Per qualsiasi questione relativa alla privacy puoi contattarci all’indirizzo riportato in fondo a questa pagina.

2. Quali dati raccogliamo

2.1 Email di test

Quando invii un’email a un indirizzo di test (valido per 1 ora dalla sua creazione), riceviamo e analizziamo:

Il messaggio completo così come ricevuto: header, oggetto, corpo ed eventuali allegati
I dati del mittente ricavati dagli header: gli indirizzi del mittente e di ritorno (return-path), l’indirizzo IP e il nome HELO del server di invio
I risultati dei nostri controlli: SPF, DKIM, DMARC, DNS inverso, record MX e A, punteggio SpamAssassin, analisi del contenuto e stato nelle blacklist

Le email di test contengono spesso dati personali, come nomi e indirizzi email. Invia solo contenuti che hai il diritto di condividere ed evita i dati sensibili.

2.2 Casella di sviluppo (utenti che hanno effettuato l’accesso)

Ogni account con accesso effettuato riceve un indirizzo usa e getta (dev-xxxxxx@…, con qualsiasi +tag). I messaggi inviati a questo indirizzo vengono memorizzati integralmente (il messaggio grezzo, insieme ai link e ai codici monouso che ne estraiamo) affinché tu possa leggerli nella dashboard, tramite l’API o tramite un link di condivisione. La casella riceve soltanto posta, fino a 200 messaggi al giorno e 10 MB per messaggio. Chiunque disponga del link di condivisione di un messaggio può leggerlo finché non viene eliminato.

2.3 Dati dell’account

Accedi con un account GoBird su auth.gobird.io (OpenID Connect). Al momento dell’accesso riceviamo il tuo nome, il tuo indirizzo email, l’URL della tua foto profilo (avatar) e un identificativo stabile dell’account. Li utilizziamo per mostrare chi ha effettuato l’accesso e per associare a te le tue chiavi API, la cronologia dei test e la casella di sviluppo. Non riceviamo mai la tua password.

2.4 Chiavi API e utilizzo

Memorizziamo solo un hash di ciascuna chiave API (la chiave stessa ti viene mostrata una sola volta), insieme al suo nome, alla data di creazione e di ultimo utilizzo, e a contatori delle richieste per chiave e per giorno. I contatori sono utilizzati per i limiti di richieste e per le statistiche di utilizzo nella tua dashboard.

2.5 Dati tecnici

Quando utilizzi il sito web o l’API, i nostri server trattano il tuo indirizzo IP, lo user agent del tuo browser e gli URL che richiedi. Utilizziamo l’indirizzo IP per applicare i limiti di richieste e prevenire gli abusi. Gli strumenti (ricerca MX, controllo blacklist e reputazione) trattano inoltre il dominio o l’indirizzo IP che inserisci.

2.6 Statistiche (solo con il tuo consenso)

Se fai clic su “Accetta” nel banner dei cookie, carichiamo Google Analytics 4. Questo strumento raccoglie dati di utilizzo pseudonimizzati (pagine visitate, posizione approssimativa ricavata dal tuo indirizzo IP, dati sul dispositivo e sul browser) mediante i cookie elencati nella nostra Cookie Policy. Google Analytics non viene mai caricato nella dashboard, nei link dei messaggi condivisi (/m/…) né nei report dei test (/test/…), e le sue funzioni pubblicitarie e Google signals sono disattivati. Senza il tuo consenso non viene caricato affatto.

3. Perché li utilizziamo (basi giuridiche)

Esecuzione dei test, gestione della casella di sviluppo, del tuo account e delle tue chiavi API: per fornire il servizio che richiedi (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR)
Limitazione delle richieste, sicurezza e prevenzione degli abusi: il nostro legittimo interesse a mantenere il servizio disponibile e sicuro (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR)
Google Analytics: solo con il tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR), che puoi revocare in qualsiasi momento
Adempimento degli obblighi di legge, ove applicabili (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR)

Non vendiamo dati personali e utilizziamo il contenuto delle email di test esclusivamente per l’analisi che richiedi.

4. Per quanto tempo li conserviamo

Gli indirizzi di test sono validi per 1 ora dalla loro creazione.
I risultati dei test (report, header e corpo del messaggio) e le email grezze vengono eliminati 30 giorni dopo il test.
I messaggi della casella di sviluppo e i relativi link di condivisione vengono eliminati dopo 24 ore. Anche i test di deliverability eseguiti su un messaggio della casella di sviluppo vengono eliminati dopo 24 ore.
Le chiavi API sono memorizzate solo come hash. I record delle chiavi (comprese le chiavi revocate) e i contatori di utilizzo per chiave vengono conservati per le tue statistiche di utilizzo e per la limitazione delle richieste; li eliminiamo su richiesta.
Il tuo nome e l’URL del tuo avatar sono conservati solo nel cookie di accesso (8 ore). L’identificativo del tuo account associa a te le tue chiavi API, i tuoi test e la tua casella di sviluppo, e il tuo indirizzo email è memorizzato insieme alle tue chiavi API.
I dati di Google Analytics sono conservati da Google in base all’impostazione di conservazione dei dati della nostra proprietà Analytics, per un massimo di 14 mesi.

Puoi eliminare in qualsiasi momento un messaggio della casella di sviluppo o revocare una chiave API nella dashboard, e puoi chiederci di eliminare prima altri dati.

5. Chi riceve i dati

Ci avvaliamo dei seguenti destinatari e responsabili del trattamento:

Il servizio di accesso di GoBird (auth.gobird.io), per l’autenticazione
Cloudflare, Inc., attraverso cui transita tutto il traffico verso mailaudit.io e api.mailaudit.io (protezione della rete e TLS)
I gestori di blacklist DNS pubbliche (DNSBL), come Spamhaus: un controllo blacklist invia loro, sotto forma di query DNS, l’indirizzo IP del server di invio (oppure, per i controlli di dominio, il dominio)
Google Ireland Limited e Google LLC, per Google Analytics, solo con il tuo consenso

SpamAssassin e tutti gli altri controlli vengono eseguiti sui nostri server.

6. Trasferimenti al di fuori del SEE

I dati di Google Analytics possono essere trasferiti a Google LLC negli Stati Uniti. Google LLC ha certificato la propria adesione al quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU-U.S. Data Privacy Framework).

7. Sicurezza

Proteggiamo i dati con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. Tutte le connessioni a MailAudit sono cifrate in transito (HTTPS/TLS), l’accesso ai nostri sistemi è limitato, le chiavi API sono memorizzate solo come hash e l’HTML delle email viene mostrato in un frame isolato (sandbox), con le immagini remote caricate solo quando lo richiedi.

8. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR hai il diritto di:

accedere ai dati personali che conserviamo su di te
ottenere la rettifica dei dati inesatti
ottenere la cancellazione dei tuoi dati
ottenere la limitazione del trattamento dei tuoi dati
opporti al trattamento basato sul nostro legittimo interesse
ottenere la portabilità dei dati
revocare il tuo consenso in qualsiasi momento tramite il link “Impostazioni cookie” nel piè di pagina, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato in precedenza
proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati, in particolare nello Stato membro dell’UE in cui risiedi o lavori, o alla nostra autorità di controllo capofila, l’Ispettorato estone per la protezione dei dati (Andmekaitse Inspektsioon, www.aki.ee)

Per esercitare i tuoi diritti, scrivici all’indirizzo riportato di seguito. Rispondiamo entro un mese.

9. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare periodicamente la presente informativa. La data in alto indica la versione più recente e annunciamo le modifiche significative sul sito web.

10. Contattaci

Hai domande su questa informativa o sui tuoi dati? Scrivici a: [email protected]